1.0.39.0
Változások a SmartBill számlázó rendszerben
v1.0.39.0 - 2022.12.08.
Tartalomjegyzék
1.1.2 Beszerzési számlák kezelése
1.1.3 Könyvelés – Beszerzési számlák
1Fejlesztések
1.1Beszerzési számlák
Az értékesítési számlák mellett mostantól a beszerzési számlák is kezelhetők a rendszerben. A funkció használatával lehetőség nyílik a vállalkozás beszerzési számláinak nyilvántartására, rendezettségük követésére.
A beszerzési számlák kezelése kiegészítő szolgáltatás, ami csak a szolgáltatásra történő előfizetés esetén érhető el.
A beszerzési számlák adatainak kézi rögzítése mellett külön funkció biztosítja a számlaadatok importját a NAV adatbázisából.
A könyvelők számára külön lekérdezések teszik lehetővé a beszerzési számlák listázását.
1.1.1Alapbeállítások
A beszerzési számlákra vonatkozó egyes alapbeállítások megegyeznek az értékesítési számlára vonatkozókkal:
-a fizetési mód,
-a pénznem,
-az ÁFAkulcs,
-a címadatok vevőtörzsből,
-a számlatétel - termékkód,
-a számlatétel – időszak,
-az MNB árfolyam használata
-a mértékegység tizedesjegy.
A számla tétel ár számítása (egységárból/bruttó árból számítás) külön-külön meghatározható.
A ’Beszerzési számlák lekérdezése NAV-tól’ jelölőnégyzet bepipálása esetén minden nap automatikusan letöltődnek a NAV-tól a tárgy napot megelőző napi beszerzési számlák. A jelölőnégyzet alapértelmezetten üres.
A beszerzési számlák esetén nem értelmezett adatok:
-a számla kiállítás módja,
-a számlatömb,
-a számla nyelve,
-a KATA éves keret,
-a számlatétel – közvetített szolgáltatás és engedmény/felár a beszerzési számlák kezelésénél nem jelennek.
1.1.2Beszerzési számlák kezelése
A beszerzési számlák kezelése a Számlák menüben, az újonnan létrehozott Beszerzési számla részben érhető el, melynek almenüpontjai:
1.Új számla
2.Új előleg számla
3.Számla lista
4.NAV Áttöltés
1.1.2.1Új számla
Az új számla menüpont a beszerzési számlák kézi rögzítésére szolgál.
A következő mezők töltendők:
Számlafej adatok:
-számlaszám
-fizetési mód (alapértelmezetten az alapbeállításoknál megadott érték)
-számla kelte (alapértelmezett az aktuális nap)
-teljesítés dátuma (alapértelmezett az aktuális nap)
-fizetési határidő (alapértelmezett az aktuális nap)
-pénznem (alapértelmezetten az alapbeállításoknál megadott érték)
-árfolyam (pénznem<>HUF esetén, amennyiben az alapbeállításoknál az MNB árfolyam használata jelölőnégyzet bepipált, az adott napi vagy annak hiányában az előző napi árfolyam értéke)
Címadatok:
-kiállító név (beírható vagy választható partnerlistából, vagy Cégjelző szolgáltatásból élő előfizetés esetén)
-kiállító cím:
oirányítószám
otelepülés (beírható vagy választható településlistából)
oközterület, házszám
oország
oadószám/EU-s adószám/külföldi adószám
A kiállító adatai menthetők, a kiállító bekerül a partnertörzsbe.
Tétel adatok:
-megnevezés
-mennyiség (alapértelemzett érték 1, tizedesjegyek száma az alapadatoknál beállított értéktől függ)
-mértékegység (alapértelmezetten a Mértékegység háttértörzsben beállított érték)
-egységár (számla tétel ár számításától függően írható vagy számított érték)
-nettó ár (számított érték)
-ÁFAkulcs (alapértelmezetten az alapbeállításoknál megadott érték)
-bruttó ár (számla tétel ár számításától függően írható vagy számított érték)
Tétel részletes adatok:
-termékkód (alapbeállításoktól függően megadható adat)
-időszak (alapbeállításoktól függően megadható adat)
-megjegyzés
A termék adatai menthetők, a termék bekerül a terméklistába.
Minimum egy tétel rögzítése szükséges, tétel hiányában a számla nem menthető.
Készpénzes számlán, ha szükséges automatikus kerekítő tétel jön létre, ld. Értékesítési számla/Számla tételek, végösszegek
Az alapértelmezett értékekkel kitöltött mezők adatai átírhatók, de üresen nem hagyhatók.
Megjegyzés: szabad szöveges mező
Mellékletek: állományok feltölthetők vagy a melléklet háttértörzsből csatolhatók.
Új számla rögzítéséhez kapcsolódó funkciók:
1.Mentés: minden kötelező adat kitöltöttsége esetén a számla mentése megtörténik, a számla bekerül a beszerzési számlalistába. Kötelező adat hiányára figyelmeztet a program, a mentés nem történik meg. Ha már létezik azonos számlaszám és kiállító adószám páros figyelmeztet a program, a mentés nem történik meg.
2.Vissza: a funkciógomb használatával a program kilép a beszerzési számla rögzítése felületről, átlép a számla lista oldalra, a számla mentése nem történik meg.
1.1.2.2Új előleg
Az új előleg menüpont a beszerzési előleg számlák kézi rögzítésére szolgál. Menüpont a Beszerzési előleg számla rögzítése felületet nyitja meg.
A töltendő mezők megegyeznek a beszerzési számla rögzítésénél lévő mezőkkel.
Tétel adatai:
-a tételben a mennyiség és az összegek csak pozitív számok lehetnek,
-a tétel adatainak rögzítése után automatikusan a tétel megnevezésébe bekerül az ’Előleg’ megjelölés.
1.1.2.3Számlalista
A számlalista menüpont
-a beszerzési számlák,
-a beszerzési előleg számlák,
-a beszerzési végszámlák és
-a helyesbítő számlák listázására szolgál,
illetve innen érhetők el a számlák kezelésére szolgáló funkciók.
A számlalistában alapértelmezetten a tárgyévi beszerzési számlák listázódnak.
Szűrési feltételek:
-Számlaszám
-Aktuális hónap/Előző hónap/Tárgyév
-Egyedi szűrés:
•Kiállító: névrészletes kereső mező
•Számlaszám kereső mező
•Számla kelte: -tól-ig dátummező
•Teljesítés dátuma: -tól-ig dátummező
•Rendezés ideje: -tól-ig dátummező
•Tétel megnevezés: szöveges mező, tétel megnevezés névrészletre keres a számlákban
•Pénznem
•Számlatípus: jelölőnégyzetek, alapbeállításként mind bejelölt.
Táblázat funkciói:
-Táblázat nyomtatás: a szűrési feltételek szerinti eredménylista nyomtatása, a nyomtatási képen megjelennek a beállított szűrési feltételek
-Táblázat export: a szűrési feltételek szerinti eredménylista exportálása MS Excelbe
Táblázat oszlopai:
-Számlaszám
-Kiállító neve
-Számla típusa
-Számla kelte
-Teljesítés dátuma
-Nettó összeg
-Bruttó összeg
-Rendezettség jelölő pötty: piros = rendezetlen, sárga = részben rendezett, fehér = rendezett
-Rendezés ideje
-Hátralék összege
-Pénznem
Számlákhoz kapcsolódó funkciók:
-Számla kezelése
-Számla másolása
Számlakezelés:
Beszerzési számlák szerkesztésére és a kiegyenlítés rögzítésére szolgáló felület. A beszerzési számla kezelő felület a Beszerzési számla rögzítő felülettel megegyezik, kiegészítve a Pénzügyi rendezés résszel.
Pénzügyi rendezés:
A következő mezők töltendők:
-Fizetés időpontja
-Fizetés összege
-Megjegyzés
A fennmaradó összeget a program számolja, a számlalista oldalon megjelenik a hátralék összege. Készpénzes számla nem rendezhető, a hátralék 0. A rendezés törölhető.
Számlakezelés funkciói:
-Számla mentése: a kötelező adatok hiányára figyelmeztet a program
-Törlés: számla törlése a rendszerből, megerősítést kér a program. Csak olyan számla törölhető, amihez nem kapcsolódik hivatkozó számla.
-Vissza: visszalépés a lista oldalra
-Másolás: megnyílik a beszerzési számla rögzítése oldal, a másolt számla adatai automatikusan kitöltődnek, kivéve a számlaszám, minden adat átírható.
A másolás funkció
obeszerzési számla
obeszerzési előleg számla esetén érhető el.
-Helyesbítés: megnyílik a beszerzési helyesbítő számla rögzítése oldal, a helyesbített számla adatai automatikusan kitöltődnek, kivéve a számlaszám, a tétel megnevezésébe bekerül a helyesbített számla száma, minden tétel ellentétes előjellel és a még nem helyesbített mennyiséggel kerül fel, tétel törölhető, minden adat átírható.
A helyesbítés funkció
obeszerzési számla
obeszerzési előleg számla, amihez még nem kapcsolódik végszámla esetén érhető el.
-Végszámla: megnyílik a beszerzési végszámla rögzítése oldal, az előleg számla adatai automatikusan kitöltődnek, kivéve a számlaszám, a tétel megnevezésébe bekerül az előleg számla száma, minden tétel ellentétes előjellel kerül fel, minden adat átírható.
A végszámla funkció beszerzési előleg számla esetén érhető el.
1.1.2.4NAV Áttöltés
A NAV rendszerből minden sikeresen befogadott számla lekérdezhető teljes adattartalmában. A SmartBill az aktuálisan (2021.01.01-től) érvényes 3.0 xml verzióval adatszolgáltatatott számlákat képes lekérdezni, korábbi verziókat nem kezel.
Amennyiben az Alapbeállítások oldalon a Beszerzési számlák lekérdezése NAV-tól jelölőnégyzet bejelölt, minden nap hajnalban lekérdezésre kerülnek a NAV-tól a partnerek által előző nap adatszolgáltatott számlák.
Alapértelmezetten a jelölőnégyzet nem bejelölt.
A Beszerzési számla NAV áttöltés lista oldalon a NAV rendszeréből letöltött beszerzési számlák listázódnak, alapértelmezetten a tárgyévi számlák.
Szűrési feltételek:
-Számlaszám
-Aktuális hónap/Előző hónap/Tárgyév
-Egyedi szűrés:
•Kiállító: névrészletes kereső mező
•Számlaszám kereső mező
•Számla kelte: -tól-ig dátummező
•Lekérdezés ideje: -tól-ig dátummező
•Számla állapot: jelölőnégyzetek, alapbeállításként a lekérdezés alatt, a lekérdezve és a sikertelen rögzítés állapot bejelölt.
Táblázat általános funkciói:
-Táblázat nyomtatás: a szűrési feltételek szerinti eredménylista nyomtatása, a nyomtatási képen megjelennek a beállított szűrési feltételek
-Táblázat export: a szűrési feltételek szerinti eredménylista exportálása MS Excelbe
Online beszerzési számlák letöltése:
A számlák lekérdezhetők a NAV-tól kézi indítással, időintervallum megadással. Az egyszerre lekérdezhető időintervallum maximum 30 nap lehet.
Letöltés után a számlák a Beszerzési számla NAV áttöltés listába jelennek meg, ebből a listából a számlákat a Beszerzési számla nyilvántartásba rögzíteni kell. A rögzítésre két lehetőség van:
-számla rögzítés: egyesével, kézi mentéssel, a felhasználó mentés előtt ellenőrizheti és módosíthatja az adatokat.
-kötegelt rögzítés: tömegesen, automatikusan, a még nem rögzített állapotú számlákat rögzíti.
Kötegelt rögzítés:
Kötegelt rögzítés funkcióban csak azok a számlák jönnek létre, aminek minden adata azonosítható a NAV-tól letöltött online számla xml tartalmából. Ha egy számlára vonatkozóan bármely mező értéke nem határozható meg egyértelműen vagy már létezik azonos számlaszám és kiállító páros együtt a rögzített beszerzési számlák között, akkor a kötegelt rögzítés az adott számlát kihagyja, és a nem meghatározható adatokat, illetve az egyezőséget a NAV import lista Hiba oka mezőjében jelzi.
A táblázat oszlopai:
-Számlaszám
-Állapot
-Művelet
-Kiállító
-Számla kelte
-Teljesítés dátuma
-Nettó összeg
-ÁFA
-Pénznem
-Eredeti számla száma
-Rögzítési hiba oka
Számlákhoz kapcsolódó funkciók:
-NAV xml letöltése
-Számla rögzítése
-Számla kezelése
NAV xml letöltése: A NAV-tól letöltött beszerzési számla részeletes adatait tartalmazó xml formátumú fájl tekinthető meg, a számla rögzítéskor ezek az adatok kerülnek előtöltésre a beszerzési számla rögzítő oldalon.
Számla rögzítése: ez a funkció a lekérdezve és a sikertelen rögzítés állapotú számlák esetén jelenik meg.
A lekérdezve állapotú számlák esetében a rögzítés funkció választására megnyílik a beszerzési számlák rögzítő felülete.
Sikertelen rögzítés állapotú számláknál,
-ha a sikertelen rögzítés oka javítható a számlán, akkor megnyílik a beszerzési számla rögzítése felület, figyelmeztető üzenet jelzi a problémát,
-ha a sikertelen rögzítés oka nem javítható a számlán, akkor a beszerzési számla rögzítése felület nem nyílik meg, figyelmeztető üzenet jelzi a problémát,
oegyes problémák megoldásaként a háttéradatokat kell bővíteni, pl.:az xml-ben szereplő mértékegység, ÁFAkulcs hiányzik a háttéradatokból. A háttéradatok bővítése után a NAV-tól letöltött számla rögzíthető.
oegyes problémák megoldásaként az előzmény számlát kell először rögzíteni. pl: helyesbítő számlához nincs helyesbített számla rögzítve, végszámlához nincs előleg számla rögzítve
oegyes problémák nem oldhatók fel:
▪azonos számlaszám és adószám párossal már létezik beszerzési számla a rendszerben
▪sztornózott számla nem rögzíthető
▪aggregált számla nem rögzíthető
Számla kezelés: ez a funkció a rögzítve és az automatikusan rögzítve állapotú számlák esetén jelenik meg. A funkció választására megnyílik a beszerzési számla kezelése felület.
A NAV-tól letöltött és rögzített számlák pénzügyi rendezésére és mellékletek feltöltésére van lehetőség utólag, a számla adatai nem módosíthatók.
1.1.3Könyvelés – Beszerzési számlák
A Számlák/Könyvelés/Beszerzési számlák menüpontja alatt található a Beszerzési számla riport oldal, mely a rögzített beszerzési számlák listázására szolgál.
Tartalma megegyezik a Számlalista menüpontban is listázható számlákkal, kiegészítve forintban számolt érték oszlopokkal és pénznemenkénti összegző sorokkal.
Szűrési feltételek: hasonlóak, mint a számla listázás oldalon.
Egyedi szűrések felépítése:
Táblázat funkciói:
-Táblázat nyomtatás: a szűrési feltételek szerinti eredménylista nyomtatása, a nyomtatási képen megjelennek a beállított szűrési feltételek. A dokumentum az összegző sorokat is tartalmazza.
-Táblázat export: a szűrési feltételek szerinti eredménylista exportálása MS Excelbe. Az Excel fájl az összegző sorokat is tartalmazza.
Táblázat oszlopai:
-Számlaszám
-Kiállító neve
-Számla típusa
-Számla kelte
-Teljesítés dátuma
-Fizetési határidő
-Nettó összeg - számla pénznemében
-Bruttó összeg - számla pénznemében
-Nettó összeg HUF
-ÁFA HUF
-Bruttó összeg HUF
-Pénznem
-Hivatkozott számla száma
A táblázatban devizanemenként van egy-egy összegző sor és egy mindösszesen sor. A mindösszesen sorban csak a magyar forintra átszámolt értékek jelennek meg. Ha a listában csak egy devizanem számlái szerepelnek, csak egy összegző sora lesz, nincs mindösszesen.
A sorok végén csak a számla kezelése funkcióikon van, mellyel a beszerzési számla rögzítése oldalra lehet lépni.