E-számla kiállítása

Az e-számlákat a rendszer PDF formátumban állítja elő, a PDF fájl tartalmazza a törvényben előírt XML állományt. Az előállított e-számlákat a rendszer továbbítja a számlán megadott e-mail címekre, valamint lehetőséget biztosít rejtett másolatok küldésére. A rendszer az előállított PDF fájlokat tárolja, a számla objektumokhoz rendeli, azok a számlán közvetlenül elérhetők, letölthetők. Az e-számlához kapcsolódó PDF állomány a rendszerből nem törölhető, elévülhetetlen kapcsolatban áll a számlával.

A rendszer lehetőséget kínál az e-számla újraküldésére.

E-számlák kiállításakor a rendszernek támogatást nyújt a szükséges állományok, aláírások, időbélyegek létrehozása közben előállható hibák kezelésére. Az egyes e-számlák létrehozási, generálási folyamatai hibatűrőek, azaz egy adott számla esetén bekövetkező hiba nem befolyásolja további számlák kibocsátását. Ez alól hálózati, illetve időbélyeg igénylési hibák tekinthetők kivételként, mivel jóesetben ezekben az esetekben a rákövetkező számlánál is fenn fog állni a hiba. 

A rendszer figyelmeztetési és riasztási megoldást biztosít az alábbiak szerint:

•ha az digitális aláíráshoz szükséges tanúsítványok lejárata megközelíti a rendszerparaméterek között megadott időablakot, a rendszer naponta figyelmeztetést küld:

oha az ügyfél a szolgáltató tanúsítványát használja, akkor az üzemeltetést végző cég számára

oha az ügyfél saját tanúsítványt használ, a fiókgazdának, valamint az üzemeltetést végző cég számára; továbbá megfelelő jogosultsággal rendelkező adminisztrátor és a fiókgazda számára a felhasználói felületen is megjeleníti ezt a tényt.

•ha egy adott számla e-számla állományainak előállítása közben hiba történik, a rendszer figyelmeztetést küld a paraméterben megadott e-mail címre, valamint a megfelelő jogosultsággal rendelkező adminisztrátorok a felhasználói felületen is értesülnek erről

•ha egy adott számla e-számla állományainak előállítása közben hálózati, vagy külső erőforrásbeli  hiba lép fel, a rendszer figyelmeztetést küld a paraméterben megadott e-mail címre, valamint a megfelelő jogosultsággal rendelkező adminisztrátorok a felhasználói felületen is értesülnek erről

oIlyen hibák esetén a rendszer adott időközönként ismételten megpróbálja végrehajtani a korábbi hibás folyamatot. Ha adott idő után továbbra sem sikerül végrehajtani azt, a rendszer riasztást küld a paraméterben megadott e-mail címre, valamint a megfelelő jogosultsággal rendelkező adminisztrátorok a felhasználói felületen is értesülnek erről

oHa a hiba az ismételt próbálkozásokra elhárul, értesíti a korábban figyelmeztetett, illetve riasztott személyeket, a felhasználói felületen megszűnik az értesítés

E-számla paraméterezésről bővebben itt:E-mail értesítők

E-számla újraküldése

Számlalista oldalon számla kezelése ikonnal belépve az oldal alján e-számla esetén megjelenik egy ’E-szla. újrak.’ gomb, mellyel adott e-számla újraküldése indítható.

Ekkor megjelenik egy felugró ablak, egy módosítható mezőbe felajánlja azt az e-mail címet, amire az e-számla kiállításakor is küldte a mailt.

Ez a cím átírható, ";" jellel elválasztva több cím is felsorolható. Az "e-mail törzs kiegészítése" mezőben adható meg az e-számla e-mail szövege. Elő van töltve, de ezen mező tartalma módosítható.

A ’Küld’ gombbal az előbbi mezőben lévő (átírt vagy eredeti) címre küldi a sablon szövegnek megfelelő – esetlegesen a felhasználó által módosított szövegű – e-mailt, melynek melléklete az e-számla kiállításakor keletkezett PDF, amely beágyazva tartalmazza a számla adatait hordozó XML fájlt.

Újraküldés ténye naplózásra kerül. Ki, mikor küldte újra az e-számlát, milyen címre. (Ez eltérhet az eredeti számla címzettjétől, más adat nem módosítható, így naplózásra sem kerül.)

Számla küldése

Ilyen felirattal jelenik meg a gomb "Papír alapú számla" megtekintése esetén, így a papírszámla képét is el lehet küldeni egy megadott e-mailcímre, nem kell e-számlának lennie.

E-mailhez további fájl csatolása

Bővebb infó: Mellékletek csatolása