1.0.4.0

A számlaadatok nézegetése oldalon beállítható a számla rendezésének (az ellenérték tényleges beérkezésének) időpontja. A számla listában megjelenik az adott számla státusza, rendezett vagy rendezetlen. A rendezés dátumára is lehet szűrni listázáskor.

Rendezettség megjelenítése

Rendezettség alap értékesítési számlára és előleg számlára értelmezhető, díjbekérőre nem. A Számla lista oldal táblázatában egy új oszlop szerepel: Rend., az oszlop mezője bejelölve vagy üres. Az üres mező mutatja, hogy nincs rendezve a számla.

A lista oldalak nyomtatási képén is szerepel a rendezve jelölés.

Rendezettség jelölése

A számla lista oldalról a nézegető ikonnal a számla adatait megjelenítő oldalra jut a felhasználó. Ezen az oldalon a címadatok felett van a Rendezés időpontja felirat és dátum mező, amely alapértelmezettként üres. A mezőben adható meg a számla kiegyenlítésének dátuma, mely kitöltés után is bármikor módosítható, törölhető. A megadott dátum az oldal alján lévő Beállítások mentése gomb megnyomásával kerül tárolásra.

A dátum mező csak a számla nézegető felületen jelenik meg, a számla rögzítő felületen nem.

Készpénzes számla esetén a rendezés dátuma megegyezik a kiállítás dátumával, ez a dátum nem módosítható, nem törölhető, a számla kiállításakor automatikusan beállításra kerül.

A SmartBill nem kezel részrendezéseket, a számla vagy rendezetlen, vagy a beállított dátummal rendezett.

Számla lista és számla riport oldal – egyedi szűrés

Egyedi szűrés mezők közé új dátum-intervallum szűrés került, Rendezés ideje névvel. Ha a mező üres, akkor az adott értékre nincs szűrés. A „tól” dátum megadása esetén a megadott napon és az után rendezett számlákra történik szűrés, míg az „ig” dátum megadása esetén az azon a napon és azt megelőzően rendezett számlákra.

2Bizonylat rögzítőjének megjelenítése

Az elkészült bizonylatokhoz (számla, előlegszámla, végszámla, helyesbítő számla, díjbekérő) mentésre kerül a készítő felhasználó, mely a számla nézegető felületek alsó részén a csatolt file-ok lista alatti ’Készítette’ felirat után látható.

A rögzítő felhasználó neve nyomtatott képen, pdf-ben, listákban és szerkesztő felületeken nem jelenik meg, valamint piszkozat mentésekor sem kerül tárolásra.

3Partnertörzs és terméktörzs feltöltése file-ból

Fejlesztésre került a Partnerek illetve Termékek menüpontba egy-egy új funkció: ’Adatbetöltés’. Ezt kiválasztva az ’Adatbetöltés’ felületre lép át a rendszer, ahol lehetőség van partner-adatok / termék-adatok feltöltésére. Az ’Adatfeltöltés’ gombra kattintva előugrik a file böngésző, ahol kiválasztva a megfelelő file-t a ’Megnyitás’ gombbal indul a feltöltés. A feltöltés első lépéseként ellenőrzés fut le az állományon, majd vagy hibaüzenetet ad a rendszer, vagy megtörténik a betöltés. Ha az ellenőrzés hibát talál, az első hibás sornál megáll, és kiírja a hibát. Ilyenkor javítás után újra kell kezdeni a folyamatot, a javított állomány feltöltésével. Betöltés csak a teljes állomány ellenőrzése után történik, csak akkor ha minden sor hibátlan.

Az elindított folyamat a felhasználó által nem megszakítható.

Partnertörzs Adatbetöltés:

Az adatbetöltéshez szükséges munkafüzet-sablon elemei: letölthető a partneradatok betöltése oldalon található ’?’ ikon (Súgó) melletti ’Nyíl’ ikonra kattintva

•Név: kötelező

•Ország: kötelező, csak a Beállítások/Rendszeradatok/Ország lista Név vagy Kód oszlopában szereplő név fogadható el, pontos egyezés szükséges

•Település: kötelező

•Irányítószám: kötelező

•Utca, házszám: kötelező

•Adószám: nem kötelező, ha kitöltött csak ebben a formában fogadható el: 8-1-2 numerikus karakter

•Adóazonosító: nem kötelező, az Adószám és Adóazonosító mezők közül csak az egyik lehet kitöltött

•Közösségi adószám: nem kötelező, ha kitöltött csak ebben a formában fogadható el: első és második karakter csak nagybetű lehet (A-Z), a harmadik karaktertől a végéig vagy számjegy, vagy nagybetű lehet (0-9A-Z), minimum 10 maximum 15 karakter hosszú vagy üres

•Külföldi adószám: nem kötelező, a Közösségi adószám és Külföldi adószám mezők közül csak az egyik lehet kitöltött

•Email: nem kötelező, de ha Számlaküldés emailben = igen akkor kötelező

•Számlaküldés emailben: nem kötelező, igen/nem fogadható el

Terméktörzs Adatbetöltés:

Az adatbetöltéshez szükséges munkafüzet-sablon elemei: letölthető a termékadatok betöltése oldalon található ’?’ ikon (Súgó) melletti ’Nyíl’ ikonra kattintva

•Megnevezés: kötelező

•Mértékegység: kötelező, csak a Beállítások/Rendszeradatok/Mértékegység lista Név vagy Kód oszlopában szereplő, azzal pontosan egyező érték fogadható el

•Termékkód típus: nem kötelező, de ha a Termékkód kitöltött akkor kötelező. Csak VTSZ/SZJ/OTHER vagy üres fogadható el.

•Termékkód: nem kötelező, de ha a Termékkód típus kitöltött akkor kötelező

•Egységár: nem kötelező, csak numerikus érték fogadható el

Az adattartalmak ellenőrzésekor a törzsben szereplő adatokat (mértékegység) a rendszerbe felvitt adatokkal veti össze a program. Eltérés valamint hiány esetén hibaüzenet küld.

A felületen az ’Adatfeltöltés’ gomb melletti jelölőnégyzettel, ’Létezők felülírása’ lehet állítani a duplikáció kezelését. Betöltéskor a meglévő azonos megnevezésű termék esetén felülírás vagy kihagyás történik.

4Emailhez további file csatolása

Az emailben elküldött számlák esetén lehetőség van a kiküldés előtt további file-ok csatolására, amit a számla rögzítő felületen lehet kezelni.

Új számla/díjbekérő/előleg kiállításakor a felület alsó részén a Megjegyzés mező alatt található a file-ok feltöltésére szolgáló funkció és a feltöltött file-okat tartalmazó táblázat.

File feltöltésekor az E-mailben küldendő jelölőnégyzet bepipálásával lehet jelölni, hogy az adott file email mellékletként elküldendő vagy sem. A Feltöltés gombra kattintva előugró ablakban kiválasztva a megfelelő file-t indul a feltöltés. Egy file max. 2 MB méretű, az e-mailben küldendőként jelölt file-ok össz mérete pedig max. 4 MB lehet.

Számla nézegető felületen is lehetőség van file-ok megtekintésére/feltöltésére/törlésére, esetleg kiegészítve a már korábban feltöltött anyagokat. Ilyenkor már nincs e-mailben küldendő jelölési lehetőség és az elküldésre jelölt file-ok, a számlakép és az online számla xml nem törölhetőek.

Számla újraküldése esetén a megjelölt mellékletek újra küldésre kerülnek.

Díjbekérő és előlegszámla élesítésekor a korábban feltöltött file-ok nem jelennek meg a szerkesztő felületen, valamint számla piszkozatként való mentésekor sem kerülnek tárolásra.

5Terméktörzs kialakítása

Fejlesztésre került a Termékek menüpont, ahol a számlák tételeiben szereplő termékek (szolgáltatások, árucikkek) kezelése, listázása lehetséges.

Termékek menüből az alábbiak érhetőek el:

•Új termék (könyvelői joggal nem jelenik meg)

•Termék lista

•Adatbetöltés

Új termék felvétele / termék módosítása a termék törzsben

Új termék felviteléhez a Termékek menüpont alatt egy Új Termék menüpont szolgál, ami a Termék rögzítés felületre lép. A Termék rögzítés felületen rögzíthető adatok: név, mértékegység, termékkód típus (VTSZ-vámtarifaszám/SZJ-szolgáltatási jegyzék szám/OTHER-egyéb) termékkód szám, és az egységár. Új termék rögzítésekor kötelező megadni a termék nevét, a név mező szabad szöveges mező, de a termék nevének egyedinek kell lennie, valamint kötelező megadni a termék mértékegységét, amely legördülő listából választható. A termékkód-típus és a termékkód csak akkor jelenik meg, ha a Beállítások/Számlázási beállítások/Alapbeállítások oldalon a Számlatétel – Termékkód be van jelölve.

Az oldal alján lévő Mégsem gomb visszalép a Termék lista oldalra és nem tárolja a bevitt adatokat. A Tárolás gomb ellenőrzi a megadott adatok kötelezőségét és helyességét, tárolja az új terméket a megadott adatok alapján, illetve hiba esetén figyelmezteti a felhasználót.

Termék lista oldal

A Főmenüből a Termékek/Termék lista útvonalon érhető el, ahol a rendszerben rögzített termékek áttekintésére, keresésére, szerkesztésére, törlésére van lehetőség.

A Termék lista oldal táblázatában megjelenő adatok: Név, Mértékegység és szimbóluma pl. Méter (m), Termékkód-típus és kódja pl. vámtarifaszám (VTSZ), Termékkód, Egységár (HUF), valamint szerkesztés és törlés ikon.

A táblázat feletti ’Új termék’ gomb a menüből is elérhető Termék rögzítés felületre lép.

A termékek szerkesztése és törlése ikon, valamint az ’Új termék’ felvétele gomb könyvelői joggal nem jelenik meg.

Termék rögzítése számláról

Számla/Előlegszámla/Díjbekérő (továbbiakban: számla) tétel rögzítő felületén új jelölőnégyzet van, Termékadatok mentése. Amennyiben be van jelölve, a rendszer elmenti a terméktörzsbe a tételben szereplő termék adatait: megnevezés, mértékegység, termékkód típus (VTSZ/SZJ/OTHER) termékkód szám, és egységár.

Az oldalon lévő termék rögzítő felület működése módosult a következők szerint:

•A termék „Megnevezés” legördülő menübe a terméktörzsben tárolt sorok neve kerül. A felhasználó ezek közül választhat egyet, vagy egy még nem létező nevet írhat be

•Ha a felhasználó egy már meglévő terméket választ ki, akkor a számlatétel következő mezői a kiválasztott termék-sor adatai alapján kapnak értéket:

oMértékegység

oEgységár

oTermékkód-típus
(Ez csak akkor, ha a beállítások között a termékkód kezelés engedélyezett.)

oTermékkód
(Ez csak akkor, ha a beállítások között a termékkód kezelés engedélyezett.)

•„Termékadatok mentése” bejelölése esetén a számla kiállításakor (piszkozat mentéskor nem) a tétel adatai rögzítésre kerülnek. Ha a legördülőből választott (korábban már tárolt) termékről van szó, akkor annak adatai felülírásra kerülnek. Ha új (még nem tárolt) terméknevet ír be a felhasználó, akkor új termékként rögzülnek a megadott adatok.

A termékekhez 1 db (nettó) egységárat tart nyílván a rendszer, nincsenek historikus adatok, sem devizanem.

6Számla kiállítási mód - Papír alapú / Emailben

Amennyiben a számla Kiállítás módja = Papír alapú/Emailben küldött és a Számlaküldés emailben opció kijelölt, akkor Számla kiállításakor a program ellenőrzi a beállított Fizetési módot:

•ha fizetés mód = "Átutalás" vagy "Bankkártya", akkor a számla kiállítható

•ha fizetés mód bármi más, akkor a számla nem állítható ki, hibaüzenetet küld a program: "A számla mentése közben hiba történt", "A számla nem küldhető emailben a választott fizetési mód miatt."

Ha a Kiállítás módja = Papír alapú/Emailben küldött akkor a Számlaküldés emailben opciótól függetlenül, a Számla kiállítása után mindig megjelenik a nyomtatási kép.

7Bizonylat típusának megjelenítése a listázásban

A számlalistákban különböző színekkel jelenjenek meg a számlák különböző típusai/állapotai.

Az érintett lista oldalak: Számlalista, Díjbekérő lista, Élesíthető előlegszámlák, Lezárt előlegszámlák, Piszkozatok lista.

A számlalistákban az egyes típusok/állapotok háttérszínei az alábbiak:

•zöld – értékesítési számla

•sárga – előleg számla

•fehér – helyesbítő számla

•kék – díjbekérő

•szürke – helyesbített számla, beszámított/lezárt előleg, élesített díjbekérő

Számlalista:

•zöld – alap értékesítési számla, végszámla

•fehér – helyesbítő számla

•szürke – helyesbített számla, lezárt előlegszámla

Díjbekérő lista:

•kék – díjbekérő

•szürke – élesített díjbekérő

Élesíthető előlegszámlák:

•sárga – élesíthető előlegszámla

•szürke – beszámított előlegszámla

Lezárt előlegszámlák:

•szürke – lezárt előlegszámla

Piszkozatok lista:

•zöld – alap értékesítési számla

•sárga – előleg számla

•fehér – helyesbítő számla

•kék - díjbekérő

8Szerződés Modul

8.1SmartBill szerződés moduljának elérése

Főmenüből választható menüpontok: szerződések listázása, új szerződés rögzítése, szerződések szigorúszámainak beállítása, valamint a szerződésekkel kapcsolatos típusok, státuszok, fizetési gyakoriságok és egyéb beállítások oldali.

8.2Szerződés listázása

A listaoldalon szerződések különböző szempontok szerinti listázása végezhető.

A táblázatban megjelennek a rögzített érvényes szerződések alapvető adatai. Minden sorhoz található egy szerkesztés ikon, mellyel az adott szerződés adatainak módosítása kezdeményezhető, valamint egy megtekintés ikon, mellyel az elmentett szerződés módosítások megtétele – illetve arra lehetőség biztosítása – nélkül megtekinthető.

A címsorban található Szerződésszám keresés funkcióval gyors keresés végezhető a beviteli mező kitöltésével és az Enter billentyű megnyomásával. Címsor gombjainak megnyomásakor a hozzájuk tartozó funkció kerül végrehajtásra:

•Új szerződés: betöltődik az új szerződés hozzáadására szolgáló rögzítő felület.

•Aktív szerződések: a táblázatban csak az aktuális napi dátumkor hatályban lévő szerződések fognak megjelenni.

•Egyedi szűrés: egyedi szűrési feltételek adhatók meg.

A beviteli mezők kitöltése után a Szűrés gomb megnyomásával a megadott adatoknak megfelelően kerülnek listázásra a táblázatban a rendszerben elmentett szerződések.

•Nyomtatás: A táblázatban található lista PDF formátumba kerül legenerálásra, mely elmenthető vagy nyomtatható. A nyomtatvány fejlécén a céglogo látható, lábléce megjeleníti a program nyomtatáskori aktuális verziószámát, a törzse pedig tartalmazza a listázott szerződések adatait az oszlopoknak megfelelően.

•Export: A táblázatban található lista XLS formátumú fájlba menthető.

8.3Új szerződés rögzítése

A betöltődő oldalon új szerződés rögzíthető. A legfontosabb (és kötelező) adatok paneljei nyitottan jelennek meg, míg a további adatok a hozzájuk tartozó panelek, sor végén található lefele mutató ikon gombra kattintva nyithatóak meg.

A csillaggal jelölt adatok kitöltése kötelező, a többi adat opcionálisan megadható. A beviteli mezők kitöltése után a megadott értékeket a Mentés gombbal lehet a rendszerben eltárolni. Az esetlegesen hibásan megadott adatokat a rendszer jelzi.

Vissza gomb megnyomásával a művelet megszakítható, ekkor az előző oldal kerül betöltésre.

8.4Meglévő szerződés szerkesztése

A listaoldalon az egyes táblázatbéli sorok végén található Szerkesztés gombbal szerződés módosítása kezdeményezhető. A betöltődő oldalon az egyes mezők rendszerben szereplő adatokkal vannak kitöltve. Az oldal megjelenése és funkcionalitása a rögzítő oldallal hasonlatos.

Az oldal alján lévő (csak szerkesztéskor megjelenő) Érvénytelenítés gombbal szerződés érvényteleníthető a felugró megerősítés elfogadásával. Az érvénytelenített szerződések továbbra is visszakereshetőek maradnak az rendszerben, azonban a listaoldalon alapból nem lesznek megjelenítve és felelősük részére nem történik értesítés a szerződés lejártakor.

8.5Szerződés megtekintése

A listaoldalon az egyes sorok végén található Megtekintés gombbal szerződés nézegetése kezdeményezhető. Az oldal megjelenése hasonló a szerkesztő oldaléhoz. A beviteli mezők kitöltődnek a választott szerződés adataival, de ezek nem szerkeszthetőek.

8.6Szerződés sorszámok

A szerződések szigorú sorszámozásával kapcsolatos beállítások a Főmenü / Beállítások / Sorszámok / Szerződés sorszám menüjén keresztül érhető el. A megjelenő oldalon megtekinthető / létrehozható a szerződések iktatására használt szigorúsorszám.

Új sorszám gomb megnyomásával megadhatóak a sorszám tulajdonságai, majd a Létrehozás gombbal azok a rendszerben eltárolhatóak. Sorszám Előtag megadása kötelező (1-5 karakter), Előtag elválsztó megadása szintén kötelező (-, /). Év tag megadása opcionális (0/2/4 karakterből állhat) viszont ha megadásra kerül akkor az Év tag elválasztó (-, /) megadása is kötelező lesz. A sorszám számozása tetszőleges megadott kezdőértékkel (minimum 1) és végértékkel (4-9 karakter hosszú egész szám) rendelkezhet. A listaoldalon a sorszámok piros X gombbal lezárhatóak.

8.7Szerződésbeállítások

Az oldalon listázásra kerülnek a rendszerben szereplő szerződés típusok, státuszok és fizetési gyakoriságok, valamint az egyéb beállítások.

A táblázatok fejlécében szereplő Új gombbal rögzíthető új típus/státusz/fizetési gyakoriság. A betöltődő ablakban a Név mező kitöltése kötelező. Az alapértelmezett jelölőnégyzet bepipálásával a rendszerben korábban beállított alapértelmezett érték felülírásra kerül a jelenleg rögzítésre kerülő adattal.

A táblázatokban gyorskeresés végezhető a Keresés beviteli mező kitöltésével és az Enter gomb megnyomásával.

A táblázatok adatsoraiban található ceruza ikonnal jelölt funkcióval a meglévő adat szerkeszthető, hasonló felülettel, mint új rögzítés esetében. A piros X ikonnal jelölt gomb megnyomásával az egyes sorok törlése kezdeményezhető. Alapértelmezett érték nem törölhető.

Az Egyéb beállítások panelben megadható, hogy hány nappal a szerződés lejárta előtt kerüljön kiküldésre értesítés/riasztás a szerződésekhez beállított felelősöknek. Az értesítés/riasztás e-mailben kerül kiküldésre, mely így időben tájékoztatja a megjelölt felelőst a szerződés lejártáról, így megkezdheti az esetleges szerződéssel kapcsolatos intézkedések előkészítését. Az értesítés egy korábbi figyelmeztetés a riasztással szemben, mely egy végső felhívás az intézkedésre, ennél fogva az értesítési napok számának nagyobbnak kell lennie, mint a beállított riasztási napok száma.

Prométheusz Admin Kft. Minden jog fenntartva.