Számla kiállítása, kötelezőség vizsgálatok

Számla kiállítása a Számla kiállítása gombbal történik. Ekkor kap a számla szigorú sorszámot, és jeleníti meg a rendszer a képét egy felugró ablakban papír számla esetén, vagy készíti el a pdf-et és küldi el a megadott mail címre. Szigorú sorszámot a kiválasztott számlafajtának és számlatömbnek megfelelő tartományból ad, a következő sorszámot osztja. Ha nincs kiválasztott számlatömb, ahhoz nincs érvényes sorszámtartomány kialakítva, vagy a tartományból már elfogyott a kiadható számozás (pl 4 jegyű, és már kiállították a 9999-ediket, így nincs következő): a számla kiállítása nem történik meg, hibaüzenetet kap a felhasználó.

Rögzítéskor a következő kötelezőség-vizsgálatok futnak le, melyek közül ha valamelyik nem teljesül, a számla kiállítás művelet megszakad, és a felhasználó hibaüzenetet kap, hogy milyen adathiány vagy –hiba miatt nem állítható ki a számla, míg nem pótolja az adatot.

Az ellenőrzések:

•Számlakibocsátó neve, címe, adószáma, vevő neve és címe kitöltött-e.

•Számlán a kelte és a teljesítés dátum ki van-e töltve.

•Számla kelte adott napi kell, hogy legyen. - Pl 23:50-kor elkezdek kiállítani egy számlát, számla kelte x. 20 percig tart kitöltenem az adatokat, így x+1-edikén 00:10-kor nyomom meg a számlázás gombot. Automatikusan x helyett x+1-re váltsa át a keltét, még ne álljon elő a számla, hanem üzenettel figyelmeztet, hogy ellenőrizze a többi dátumot, mert egy nappal nőtt a kelte. Ha a számla fizetési módja készpénzes volt, a fizetési határidőt is átállítja, mert ilyen esetben ennek a két dátumnak kötelező megegyeznie.

•Számlának van sorszáma, és ez adott tömbben a szigorúan következő szám

•Minden tételnek van-e megnevezése, mennyisége nettó egységára, áfakulcsa, áfa értéke (áfa összeg lehet 0 is, de többi összege nem)

•Legalább egy tétele van-e a számlának (végösszege lehet 0, és negatív is.)

•Ha a ’belföldi vevő’=nem, és a számlán van áfa mentes sor (bármilyen olyan kulcs, mely %-os értéke 0), akkor a számlakibocsátónak kell EU-s adószámának lennie, és ezt rá kell írni a számlára.

•Adószám kitöltöttség ellenőrzése: az alábbi feltételek közül legalább egynek teljesülni kell ahhoz, hogy a számla kiállítható legyen

ovevőnél a Magánszemély bejelölt

ovevőnél az Adószám kitöltött 

ovevőnél a Közösségi adószám kitöltött 

ovevőnél a Külföldi adószám kitöltött

Ha a számlatételek között van fordított Áfa kulcs, akkor a vevőnél az Adószám kitöltött kell, hogy legyen. Fordított áfa nem használható, ha a vevő                 magánszemély vagy külföldi.

•Devizás számla esetén meg van-e adva az árfolyam. Ez beírásra kerül a megjegyzésbe, és a devizás számla áfabontás részében nem csak devizában, hanem az árfolyamnak megfelelően forintban is feltűnteti az összegeket.

•E-számla esetén a vevőnek a mail címe ki van-e töltve. Cég aláíró tanusítványa érvényes, és kapott-e időbélyeget a számla

•Ha van a számlán olyan tétel, aminek ki van töltve a tól-ig dátuma, akkor a teljesítés dátum a tételtárolásnál írt szabályrendszer (**) szerint meghatározott-e. Ha nem a szabálynak megfelelő a teljesítés dátum, a számlát nem állítja ki, ad egy felugró üzenetet Igen és Nem választási lehetőségekkel: ’A számlán beállított teljesítés dátum nem felel meg a folyamatos tételt tartalmazó számlára vonatkozó törvényi előírásnak. Átállítsa a rendszer a megfelelő dátumra?’ Nem esetén a felhasználó visszakapja a számla oldalt, nem történik dátum átállítás (a számlát továbbra sem tudja lezárni, ismételt megnyomással megint a hibaüzenetet kapja). Igen választása esetén a rendszer az ellenőrzés eredménye szerint (kelte, ig, fiz hat vagy ig+60 nap) szükséges dátumot állítja be. (Így a számlázás ismételt megnyomásával már ki lehet állítani a számlát)

Ha minden adat megfelelő, a számla kiállításra előáll a számla. Megkapja a megfelelő, következő szigorú sorszámot, és a rendszer tárolja az adatbázisban. Ha a számla fajtája papír alapú, akkor egy pdf-ben elkészült nyomtatási képet megjelenít. Itt a felhasználónak lehetősége van letárolni a gépére, és/vagy kinyomtatni annyi példányban, amennyiben szeretné. Ezt a pdf-et a rendszer is letárolja a számlához kapcsoltan. A file ’sima’ pdf, nem a digitális archiváláshoz hitelesített pdf. (Számla másolat). Ha a számla fajtája e-számla, akkor a hiteles számlát a vevő mail címére küldi mail-ben, bcc-t a beállításokban megadott saját mail cím kap. A mail szövegezése a háttéradatokban megadható. Mellékletben küldi a rendszer a PDF-et, amely beágyazva tartalmazza a számla adatait hordozó XML fájlt. 

Adószám kötelezőség

Az Áfa törvény változása miatt, a külföldi vevőnek kiállított számlák is adatszolgáltatásra kötelezetté válnak. A közösségi értékesítés esetén a közösségi adószám szerepeltetése kötelező mind a számlán, mind pedig az adatszolgáltatásban. A harmadik országbeli vevőnek történő értékesítés esetén az adószám szerepeltetésére nincs jogszabályi kötelezettség, ugyanakkor az adatszolgáltatás sémájában külön kijelölt helye van ezen adószámnak.

Eddig a Közösségi adószám és Külföldi adószám adat nem került beküldésre, ezután a kettő közül az egyik kötelező külföldi vevő esetén. 

Ha vevőnél a Magánszemély nem bejelölt és 

•van Adószám rögzítve, akkor csak az kerül be az adatszolgáltatásba

•nincs Adószám rögzítve, és van Közösségi adószám rögzítve akkor a Közösségi adószám kerül be az adatszolgáltatásba

•nincs Adószám rögzítve, és van Külföldi adószám rögzítve akkor Külföldi adószám kerül be az adatszolgáltatásba

Számla nyomtatási képe:

•Fent balra logo – amennyiben töltött fel a beállításokban a felhasználó.

•Számla vagy E-számla a fajtától függően. / Helyesbítő számla vagy Helyesbítő e-számla 

•Fent jobbra számlaszám és lapszám (példányszám nincs!)

•Kapott számlaszám: ABC/0001

•Lapszám: 1/1 vagy 1/3 2/3 3/3

•Két oszlopban balra számlakibocsátó, jobbra vevő adatai: név, cím (irányítószám, település, cím), bank, bankszámlaszám, adószám, EU adószám

•Következő sor: fizetés módja, teljesítés dátuma, számla kelte, fizetési határidő

•Megjegyzés: Összefűzve egy mezőbe az automatikus és a felhasználó által beírt megjegyzések.

•Táblázatban a tételek. Adatai: megnevezés, mennyiség, mennyiségi egység, áfa nélküli egységár (Nettó egységár), Nettó érték, Áfa%, Áfa összege, Áfás számlaérték. Számlakép igazodik az adatbázis beállításban megadott tizedesjegyek számához (egységár, tételösszeg, végösszeg).

•Táblázat alatt egy másik táblázatban az áfa összesítő. Ez áfa típusonként tartalmaz egy-egy összesítő sort (adott áfakulcsú tételek összegeit adja össze), és egy összesen sort. Összesen sor akkor is megjelenik, ha csak egy típusú áfa volt a számlán. Táblázat adatai: Áfakulcs, Áfa nélküli számlaérték, Áfa összege, Áfát tartalmazó számlaérték. Amennyiben a számla devizás, ez a 4 oszlopos táblázat 7 oszlopos lesz, az összegeket forintra átszámítva is megjeleníti. A táblázatra minden devizanem esetén a nála ’Számlaösszeg tizedesjegy kezelés’ paraméterben beállított értékre kerekíti, megjeleníti az összeget.

•A tételek táblázatában az áfa% az áfakulcs kódját jeleníti meg.

•A számla végösszege: [bruttó végösszeg] [devizanem], azaz [betűvel kiírva az összeg] [devizanem]’

•Láblécben: középre igazítva a beállításokban megadott lábléc szöveg, és fix szöveggel: ’Készült az x által fejlesztett y rendszer z programverziójával’. – z behelyettesítve, a rendszer adja a verziószámot