Számla fej adatok
Számla fej adatok
Az oldalon a következő mezők töltendők:
•Számlakibocsátó
(Ezen adatokat a Beállítások között modosíthatjuk: Cégadatok/szerkesztés, bankszámlák)
oNév – kötelező adat
oCím – kötelező adat
▪Ország
▪Irányítószám
▪Település
▪Cím (közterület, házszám, stb)
oAdószám – kötelező adat
oKözösségi adószám – opcionális adat (kötelezőség-vizsgálata később)
oBankszámla: Bankszámlák oldalról töltött. Beállítások/Cégadatok/bankszámlák oldalon bővíthető, egy megjelölhető alapértelmezettnek. Számla kiállításkor az ajánlott, lenyíló listában másra is váltható.
Bankszámlaszám formátuma 2x8 vagy 3x8. Nem belföldi partnernek számlázáskor bank SWIFT kódját és számlaszám IBAN kódját is fel kell tűntetni, ekkor számlaszám formátuma 6x4, ha nincs végig megadva, 0-kkal feltölti a rendszer. SWIFT és IBAN háttértörzsben beállítható a bankhoz és bankszámlához, számlán megjelenik, ha a vevő nem belföldi.
Attól független, hogy a számla milyen devizanemben készül, a vevő adatok részben az ország mező szabályozza a számlán megjelenését. Amennyiben a vevő országa megegyezik a kiállító címében lévő országgal, belföldinek minősül. Ha a vevő országa a kiállítóétól eltér, akkor nem belföldinek számít, és ekkor kerül a számlaképre a SWIFT kód, és IBAN előtaggal, 6x4 szám formázásban a bankszámlaszám.
Az adatok itt csak megjelennek a beállításokban aktuálisan tároltak szerint, átírni nem lehet.
Figyelem! Csak megfelelő jogosultságú felhasználó módosíthatja a Beállítások menüben.
•Vevő:
oNév – kötelező adat
oCím – kötelező adat
▪Ország (Csak a törzsbe rögzített elemek közül lehet választani.)
▪Irányítószám
▪Település
(A Törzsbe rögzített adatokat felajánlja, de attól eltérő is rögzíthető. Az új település nem kerül automatikusan felvételre a listába azaz a Településtörzsbe. Azt manuálisan kel megtenni a "Beállítások / Számlázási beállítások / Rendszeradatok" menüben.)
▪Cím (közterület, házszám, stb)
oAdószám – opcionális adat (kötelezőség-vizsgálata később)
oKözösségi adószám – opcionális adat (kötelezőség-vizsgálata később)
oe-mail cím – e-számla esetén kötelező, ide küldi a számlát a rendszer. Pontosvesszővel elválasztva több címet is fel lehet sorolni.
omagánszemély - alapértelmezetten nem bejelölt. Ha nem bejelölt, akkor a vevőadatok közt az Adószám és a Külföldi adószám mező jelenik meg. Ha bejelölt, akkor az adatok közt az Adóazonosító mező jelenik meg. A korábbi Adószám jelölő megszűnt, az adószám/adóazonosító mező megjelenését a Magánszemély jelölő szabályozza.
o"elküldjük e-mailben?" jelölő "Papír alapú számla" esetében jelenik meg. Ezen esetben választani lehet, hogy annak ellenére, hogy nem e-számla készül, elküldésre kerüljön-e a Számlakép a Vevőnek.
A választás előtöltésre kerül a Partner adatlapján meghatázott beállítás szerint.
A név gépelésekor a partnertörzsben szereplő neveket felajánlja a rendszer, választással beemelhető. Nem csak névkezdetre, hanem névrészletre is keres. Beemelt név esetén a többi adatot is beemeli: cím adatok, adószám, EU adószám, email cím – utóbbiaknál értelemszerűen, ha nincs adat, nem tölti ki. Ha nem választott a felajánlottakból vevő nevet, hanem végig gépeli az újat, akkor a többi cím mező üresen marad, kézzel kell kitölteni.
A funkcióra való előfizetés esetén a partner név legördülő lista feltöltése a Cégjelző adatbázisból történik a partnertörzs helyett. A név mezőbe begépeléskor a 4. karaktertől automatikusan ad a rendszer legördülő listában 5 találatot (név eleji egyezés), ami folyamatosan változik a további karakterek függvényében. A legördülő listában egy elem kiválasztásakor a partner adatok automatikusan kitöltésre kerülnek a Cégjelzőtől kapott adatokkal. Adószám alapú Cégjelző lekérdezés is indítható, minimum 8 karakter begépelése után az adószám mező melletti Keresés gombbal. Találat esetén automatikusan kitöltésre kerülnek a partner adatok.
A rendszer automatikusa külföldi vevőnek minősíti a Partnert, ha Magyaroszág helyett egyéb más ország lett rögzítve. A számla kötelező megjelenítéseit ez alapján vezérli. (pl.:Bankszámla megjelenítés IBAN formátumban.)
A "Vevőadatok mentése" jelölő szabályozza az adatok partnertörzsbe történő tárolását. Ez alapesetben nincs bejelölve. Bejelölés esetén, ha törzsből kiválasztott volt a vevő, és a név változatlan, de másik adat módosításra kerül, akkor a partnertörzsben a meglévő adatot módosítja; ha a név kerül módosításra, akkor feltételezhető, hogy másik partnerről van szó, ezért nem a meglévő partnert módosítja, hanem új partnert hoz létre. Ha kézzel megadott a vevő, akkor új partnerként tárolja a törzsben is. Ha a jelölőnégyzet nincs bepipálva, akkor se módosítást nem végez a tárolt partneren, se újat nem hoz létre.
•Fizetés módja: lenyíló listából választható, alapértelmezett megjelölhető a Beállítások menüben, azt ajánlja fel számla kiállításakor.
•Dátumok:
Dátum választás érhető el a mezők mellett elérhető felugró naptár ablakban. Dátumot kiválasztás mellett gépelni is lehet.
oSzámla kelte: aktuális nap, nem módosítható. –
Figyelem! Amennyiben számla másolás, jóváírás, végszámlázás, stb történik, vagy számla piszkozatból számla kiállítása, ezen funkciók nem a letárolt dátumot emelik be a dátummezőbe, hanem mindig az aktuális dátummal tölti ki a SmartBill!
oTeljesítés dátuma: szabadon állítható dátummező, ajánlottan kitöltve aktuális nap
Figyelem! Piszkozatból kiállított számlánál az eredeti Teljesítési dátum nem kerül automatikusan frissítésre az aktuális dátummal, azt a felhasználónak ellenőriznie, és szükség esetén aktualizálnia kell!
oFizetési határidő: szabadon állítható dátummező, ajánlottan kitöltve aktuális nap + x nap adattal, x a beállításokban állítható. Fiók létrehozásakor a paraméter értéke 8 nap. Ha a fizetés módja Készpénz, a fizetési határidő nem módosítható, a számla keltével azonos. – Fizetés módja lenyíló listában ha az alapértelmezett a készpénz, számlakészítés indításakor az oldalon a fizetési határidőbe aktuális dátumot állítja be, dátummező letiltott. Ha ezt átváltják másra, a mező már nem letiltott, automatikusan állítja be a beállításoknak megfelelő +x napra. Ha a fizetés mód alapértelmezetten nem a készpénz, oldal megnyitásakor fizetési határidő aktív, automatikusan ’adott dátum+x’-re áll be.
oIdőszak
Csak akkor jelenik meg, ha rögzítésre került olyan Számlatétel, mely adatainál rögzítve lett ilyen dátum.
A számlafej ezen adata az egyes tétel adatok mentésekor újrakalkulálásra kerül. Ha a Számla tárolásakor a fej időszak adatai nem egyeznek a tételekből kalkuláltakkal, mert azokat módosították, akkor csak megerősítést követően lehet továbblépni.
•Pénznem: Alapesetben csak a Magyar forint választható, más deviza választására a 'Devizás (EUR) számlázás’ szolgáltatás megrendelésével nyilik lehetőség. Alapértelmezetten az a pénznem van kiválaszva, ami beállítások menüben ki lett választva.
Később csak akkor módosítható, ha a számlához még egy tétel sincs felvéve.
Amennyiben HUF-tól eltérő devizanemet választ, megjelenik az árfolyam mező, mely kitöltése kötelező.
Ha beállításokban be van jelölve az automatikus MNB közép felajánlása, akkor devizás számlára nem kell beírni az árfolyamot, hanem automatikusan felajánlja a teljesítés dátumának megfelelőt. Ha nincs árfolyam, mert későbbi a teljesítés dátuma, akkor a keltének megfelelő árfolyamot emel be, és üzeni, hogy a mai napra vonatkozó árfolyamot ajánlotta fel. Amennyiben az aznapi árfolyam még nem ismert (délelőtt 9-kor még nem teszik közzé), akkor az előző nap árfolyamát ajánlja fel, és üzeni, hogy a tegnapi napra vonatkozó árfolyamot ajánlotta fel, mert a mait még nem tették közzé. (Üzenet hétfő esetén is ez, olyankor a pénteki árfolyamot tartalmazza a háttértörzs vasárnapra is.)
A felajánlott árfolyam érték átírható.
Ha egy dátumnak megfelelő árfolyamot beemelt, majd ezután átállítják a teljesítés dátumát, az új dátumnak megfelelő árfolyamot emeli be. – ha a felhasználó dátumállítás előtt átírta másra az árfolyam értékét, akkor nem, de üzen a rendszer, hogy ellenőrizze az árfolyamot.
•Kiállítás módja lenyíló listából válaszható:
oPapír alapú/E-mailben küldött számla
oE-számla
A kettő közül az az alapértelmezettként ajánlott, ami a beállításokban bejelölt, de át lehet váltani a másikra.
Amennyiben a számla Kiállítás módja = Papír alapú/Emailben küldött és a Számlaküldés emailben opció kijelölt, akkor Számla kiállításakor a program ellenőrzi a beállított Fizetési módot:
oha fizetés mód = "Átutalás" vagy "Bankkártya", akkor a számla kiállítható
oha fizetés mód bármi más, akkor a számla nem állítható ki, hibaüzenetet küld a program: "A számla mentése közben hiba történt! A számla nem küldhető emailben a választott fizetési mód miatt."
Ha a Kiállítás módja = Papír alapú/Emailben küldött akkor a Számlaküldés emailben opciótól függetlenül, a Számla kiállítása után mindig megjelenik a nyomtatási kép.
•Számlatömb
A rendszerben van egy beállítás, mely szabályozza, hogy számlafajtánként lehet a számlatömböket (szigorú sorszám tartományokat) kialakítani, vagy nincs különbség. Fiók létrehozásakor számlafajtánként elkülönített sorszámtartomány a beállított, ezt csak akkor lehet átállítani, amennyiben még csak az egyik fajtában lett számla kiállítva. (Pl számláztam 5 e-számlát, még kivehetem a beállítást, de ha már van mellette egy papír alapú számlám is, nem módosíthatom a beállítást.)
Kiállítás módja mellett lenyíló listában a megfelelő számlatömbök jelennek meg, alapértelmezettnek megjelölt kiválasztva. Ha csak egy érvényes számlatömb van a listában, a lenyíló lista nem jelenik meg.
(pl papír és e-szla külön sorszámon fut, papír számlában van egy számlatömb, e-számlánál 3: ha papír számlát állítok ki, nincs számlatömb választás, ha e-számlát, megjelenik a lista a 3 tömbbel, kiválasztva az alapértelmezettként megjelölt.)
Figyelem! Ha nincs a kiválasztott fajtának megfelelő számlatömb, az üres lenyíló lista nem jelenik meg, hanem egy piros felirat, ami figyelmeztet, hogy nincs érvényes sorszámtartomány kialakítva.
Háttéradatban szükséges minden aktív számlatömbhöz egy-egy aktív szigorú sorszám tartomány. Szigorú sorszám kialakításánál lehet a maszkot szabályozni: előtag/utótag, elválasztó karakter, számjegyek darabszáma. Ezen kívül évet is lehet paraméterezni a sorszám tartományba.
