Rendezetlen számlák

A lejáró fizetési határidőre emlékeztető email egy egyszerű, költséghatékony eszköz a kintlévőségek kezelésére. A körlevél funkció a partnertörzsben tárolt név és email cím felhasználásával az előre megadott törzs szöveghez táblázatos formában hozzáfűzi a leszűrt számlák adatait. A felhasználó döntése szerint automatikusan elküldi a rendszer az összes emailt, vagy egyesével, kézzel indítható a küldés. (e-mail törzs szöveg megadása: E-mail értesítők)

A funkció a Számla / Rendezetlen számlák oldalról érhető el.

A listában található oszlopok:

•számlaszám

•vevő neve

•számla típusa (értékesítési, előleg, végszámla, helyesbítő)

•számla kelte dátum

•számla fizetési határidő dátum

•bruttó számlaösszeg

•hátralék (a számla (bruttó) hátralék összegét mutatja)

•pénznem

•van-e e-mail cím

•értesítve => az utoljára kiküldött emlékeztető email dátumát tartalmazza. Ha még nem volt küldve, akkor üres. Csak az utolsó küldés dátuma kerül megjelenítésre.

Szűrési feltételek:

•állandó feltétel: a számla fizetési határideje elmúlt és a számla nem rendezett (nincs kitöltve az erre vonatkozó dátum mező)

•állítható szűrési feltételek:

-számlaszám

-vevő neve – névrészletes szűrés

-még nem volt figyelmeztetve - jelölőnégyzet, alapértelmezettként bejelölt

-számla bruttó végösszege tól-ig

-számla pénzneme

-fizetési határidő tól-ig

-vevő rendelkezik-e email címmel – csak jelzés

-csak a lejártak mutatása 

Fizetési emlékeztető email:

Az oldalon található táblázat bal felső sarka fölé került egy gomb, mellyel az összes, listában szereplő számla esetén kiküldésre kerül a fizetési emlékeztető, oly módon, hogy egy vevő (azonos adószám/adóazonosító) egy emailt kap, melyben az összes érintett számlája szerepel. A táblázat sorainak végén az alábbi funkciógombok találhatóak: számla kezelése, számlarendezés-értesítés küldése.

A levél szövege szabadon megfogalmazható a Beállítások / SmartBill / E-mail értesítők menüben, hasonlóan az e-számla részhez. A megadott szöveg alá a lejáró számlák adatai előre rögzített módon jelennek meg: fejléc: ’számlaszám’, ’összeg’, ’fizetési határidő’.

Az egy partnernek (azonos adószám/adóazonosító) kiállított számlák figyelmeztetései egy levélbe kerülnek listaszerűen.

Amennyiben nincs a partnerhez rögzítve email cím egyedi kiküldés esetén a kiküldendő levél PDF fájlba generálódik, amit a számla nyomtatáshoz hasonlóan felugró ablakban / fülön kínál fel a rendszer nyomtatásra. Csoportos küldés esetén a rendszer csak azokat küldi el, melyeknek van email címe, és erről üzenetet ad, tájékoztatva a felhasználót, hogy a többit nyomtassa ki egyesével, a sor végén található ikonra kattintva.

Számla rendezettség jelzése

A számlakezelés oldalon beállítható a számla rendezésének (az ellenérték tényleges beérkezésének) időpontja. Részrendezés beállítása is lehetséges, így a számla listában mindig a fennálló hátralék összege jelenik meg. A rendezés dátumára is lehet szűrni listázáskor.

Pénzügyi rendezés kezelése

A SmartBill rendszerben az egyes számlákhoz kapcsolódóan, dátum és összeg megadásával lehet felvenni a (rész)teljesítéseket a számlakezelés oldalon.

A számla kezelést megnyitva, majd az oldal aljára görgetve érhető el a Pénzügyi rendezés funkció:

A devizában kiállított számlák esetén a rendezés felületen szerkeszthető módon megjelenik (ha elérhető) a vonatkozó MNB árfolyam.

A devizában kiállított számlák rendezése is azonos pénznemben történik. A rendezés időpontjának megfelelő MNB árfolyamot (vagy a felhasználó által megadott árfolyamot) eltárolja a rendszer, és a KATA keret számításánál ezzel lesz forintosítva az összeg.

A Számla lista oldalakon a „hátralék” mező számítása a (rész)rendezések figyelembe vételével történik.

További információk:

•a pénzügyi rendezést rögzíteni és törölni lehet csak;

•a Fizetés időpontja mindig üres, a felhasználó állítja be azt;

•a Fizetés összege mezőbe mindig a számlán lévő hátralék kerül a számla pénznemében, amit a felhasználó átírhat - ennek segítségével egyszerűen mehet végbe a teljes rendezés, ekkor csak a dátumot kell megadni

•a Fizetés összege mezőbe nem lehet nagyobb (negatív érték esetén kisebb) értéket írni, mint a számlán lévő hátralék;

•nem forintos számla esetén:

o megjelenik az aktuális árfolyam mező;

o a Fizetés időpontját módosítva automatikusan kitölti az árfolyam mezőt (ha nincs, akkor erről figyelmeztető üzenetet kap a felhasználó);

o az árfolyam értékét a felhasználó kézzel is módosíthatja;

•a táblázatban megjelenik:

o a Fizetés időpontja

o a Fizetett összeg

o az Árfolyam (csak nem forintos számla esetén);

o a számla rendezés törlésére szolgáló gomb;

•a táblázat alatt megjelenik a számlán lévő hátralék összege (a számla pénznemében);

A (rész)rendezés leírása:

•minden (rész)rendezés esetén a rendezés összege a számla bruttó végösszegéből kerül levonásra és ez mindig a számla pénznemében történik;

•nem forintos számlák esetén a megadott árfolyammal kerül kiszámításra a rendezés összegéből a forintos összeg is

(emiatt a nem forintos számlák esetén eltérhet a rendezések forintos összege a számla bruttó forintos összegétől!);

•a hátralék számítás mindig a számla pénznemében történik;

•a KATA keret számítás során mindig a rendezés forintos összegével számol a rendszer;

•nem lehet díjbekérőket rendezni;

•készpénzes számlák kiállításakor rendezésre kerülnek, rendezésüket nem lehet módosítani (a felületen meg sem jelenik a lehetőség);