Online számla beállítások

Online számla adatszolgáltatás

2020. július 1-jétől minden olyan számláról adatot kell szolgáltatni a NAV-hoz, amit egy adóalany egy másik belföldi adóalanynak, belföldön teljesített ügyletről bocsát ki, függetlenül a számla áthárított áfatartalmától. 2021.01.01-től pedig a magánszemélyek és külföldi vevők részére kiállított számlákat is adatszolgáltatni kell  Az adatszolgáltatás a számlakiállítás után azonnal, automatikusan történik. A számlaadatokat a SmartBill emberi beavatkozás nélkül, nyilvános interneten keresztül, a számla elkészülése után rögtön továbbítja a NAV-hoz.

2021.01.04-től a magánszemélyek és külföldi vevők részére kiállított számlákat is adatszolgáltatni kell. 2021.03.31-ig tart a szankciómentes időszak, eddig használható a régi XSD 2.0 verzió, 2021.04.01-től csak a 3.0-ás verzió használható.

Regisztráció az Online Számla rendszerbe

Az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítéséhez szükséges az adózó, az adózó törvényes képviselőjének, állandó meghatalmazottjának egyszeri regisztrációja az Online Számla elektronikus felületén: https://onlineszamla.nav.gov.hu/

A regisztráció során létre kell hozni egy technikai felhasználót, ami a számlázó programból teljesítendő adatszolgáltatáshoz való. A technikai felhasználó adatait rögzíteni kell a SmartBill Beállítások / Számlázás / Online Számla beállítások oldalán, melyhez Fiókgazda jogosultság szükséges.

Az adatszolgáltatás előfeltétele a technikai felhasználó létrehozása és az adatok rögzítése. A regisztráció hiányában 2018. július 1-től SmartBill-ből nem lehet kiállítani adatszolgáltatási kötelezettség alá eső értékesítési számlát!

Beállítások

A felületen az alábbi beviteli mezők találhatóak

Technikai felhasználó adatai:

Felhasználónév: kötelező mező, szabad szöveges, maximum 15 karakter adható meg, megfelelő formátum: [a-zA-Z0-9]{6,15}, ellenkező esetben hibaüzenetet ad a program: Nem megfelelő login név formátum!

Jelszó: kötelező mező, maximum 50 karakter adható meg, jelszó típusú, a begépelt karakterek helyett a felületen * jelenik meg. Szerkesztés funkcióban üres, a jelszót újra meg kell adni.

Jelszó megerősítés: kötelező mező, maximum 50 karakter adható meg, jelszó típusú, a begépelt karakterek helyett a felületen * jelenik meg. Szerkesztés funkcióban üres, a jelszót újra meg kell adni. Tároláskor a program ellenőrzi, hogy egyezik-e a jelszó mezőben megadott jelszóval. Ellenkező esetben hibaüzenetet ad a program: A jelszavak nem egyeznek meg!

Aláíró kulcs: kötelező mező, szabad szöveges, maximum 50 karakter adható meg

Csere kulcs: kötelező mező, szabad szöveges, maximum 50 karakter adható meg

A Mentés gomb megnyomására a regisztrációs adatok összevetésre kerülnek a NAV oldalán kitöltöttek adatokkal, és csak egyezés esetén történik rögzítés.

Értesítési beállítások

Azon Felhasználók és e-mailcímeik felsorolása, mely címzetteket értesíteni szükséges egy jelentésköteles Online Számla kiállítása során bekövetkezett hiba esetén.

Hiba esetén az e-mail:

Tárgy: SmartBill online számla adatszolgáltatás hiba 

Szöveg:Tisztelt [név]!

Értesítem, hogy az SmartBill rendszerből a NAV részére beküldött [számlaszám] számla online adatszolgáltatását a NAV nem fogadta el.

Az adatszolgáltatást 3 napon belül teljesíteni kell, szükség esetén a számlát javítani kell.  

Figyelmeztetés esetén az e-mail:

Tárgy: SmartBill online számla adatszolgáltatás figyelmeztetés 

Szöveg: Tisztelt [név]!

Értesítem, hogy a SmartBill rendszerből a NAV részére beküldött [számlaszám] számla online adatszolgáltatását a NAV figyelmeztetéssel fogadta el.

Szükség esetén a számlát javítani kell.  

Technikai változások az adatszolgáltatásban

Online számla XSD 1.1 verzió szerinti adatszolgáltatás

Fejlesztésre / módosításra került az Online számla adatszolgáltatáshoz szükséges XSD.

2019 április végétől az 1.0-ás XSD-vel nem lehet majd adatot szolgáltatni, az ezzel a verzióval küldött adatszolgáltatások feldolgozás nélkül elutasításra kerülnek. 

Árfolyam

A számlafejben az átváltási árfolyam megadása kötelezővé vált. Forint

számla esetén 1-et, devizaszámla esetén a tényleges átváltási árfolyamot kell közölni. 

Mennyiségi egység kódok

A számlasorban megadható mennyiségi egység (unitOfMeasure) saját típust kapott, az alábbi

kódokat kötelező használni.

Mennyiségi egységekhez előírt UnitOfMeasure értékek:

A felületen a Beállítások/SmartBill/Mértékegység lista egy új oszloppal bővült: Online kód. 

Új mértékegység elem felvételekor az ablakban megjelenik az Online kód mező is. Kitöltése kötelező, legördülő listából választható a fenti táblázatban szereplő UnitOfMeasure kódokból, alapértelmezetten nincs semmi kiválasztva. A mező alatt megjelenik magyarázatként: „Ha a listában nincs megfelelő elem, akkor az OWN-t kell kiválasztani.” 

Mértékegység szerkesztésekor az Online kód is módosítható.

Fiók létrehozásakor a következő elemek alapértelmezettként a rendszerbe kerülnek:

Számla kiállítás előtt, ha a számla online jelentésköteles, akkor ellenőrzés történik, hogy a tételekhez rögzített mértékegységek mindegyikéhez kitöltött-e az Online kód mező. Ha nem, akkor hibaüzenetet ad a program, a számla nem kiállítható. ”A számla online jelentésköteles a NAV felé, de a számlán szereplő …. mértékegységhez hiányzik a beküldéshez szükséges Online kód a Beállítások/SmartBill/Mértékegység listában.”