NAV áttöltés

A NAV rendszerből minden sikeresen befogadott számla lekérdezhető teljes adattartalmában. A SmartBill az aktuálisan (2021.01.01-től) érvényes 3.0 xml verzióval adatszolgáltatatott számlákat képes lekérdezni, korábbi verziókat nem kezel.

Amennyiben az Alapbeállítások oldalon a Beszerzési számlák lekérdezése NAV-tól jelölőnégyzet bejelölt, minden nap hajnalban lekérdezésre kerülnek a NAV-tól a partnerek által előző nap adatszolgáltatott számlák.

Alapértelmezetten a jelölőnégyzet nem bejelölt.

A Beszerzési számla NAV áttöltés lista oldalon a NAV rendszeréből letöltött beszerzési számlák listázódnak, alapértelmezetten a tárgyévi számlák.

Szűrési feltételek:

-Számlaszám

-Aktuális hónap/Előző hónap/Tárgyév

-Egyedi szűrés:

•Kiállító: névrészletes kereső mező

•Számlaszám kereső mező

•Számla kelte: -tól-ig dátummező

•Lekérdezés ideje: -tól-ig dátummező

•Számla állapot: jelölőnégyzetek, alapbeállításként a lekérdezés alatt, a lekérdezve és a sikertelen rögzítés állapot bejelölt.

Táblázat általános funkciói:

-Táblázat nyomtatás: a szűrési feltételek szerinti eredménylista nyomtatása, a nyomtatási képen megjelennek a beállított szűrési feltételek

-Táblázat export: a szűrési feltételek szerinti eredménylista exportálása MS Excelbe

Online beszerzési számlák letöltése:

A számlák lekérdezhetők a NAV-tól kézi indítással, időintervallum megadással. Az egyszerre lekérdezhető időintervallum maximum 30 nap lehet.

Letöltés után a számlák a Beszerzési számla NAV áttöltés listában jelennek meg, ebből a listából a számlákat a Beszerzési számla nyilvántartásba rögzíteni kell. A rögzítésre két lehetőség van:

-számla rögzítés: egyesével, kézi mentéssel, a felhasználó mentés előtt ellenőrizheti és módosíthatja az adatokat.

-kötegelt rögzítés: tömegesen, automatikusan, a még nem rögzített állapotú számlákat rögzíti.

Az egyszerűsített számlák, a nettóösszeg és az áfaösszeg hiánya miatt, a ’NAV áttöltés’ listában nulla nettó és nulla áfaösszeggel jelennek meg. Ezek az értékek csak kézi vagy kötegelt rögzítés során kerülnek kiszámításra és tárolásra.

Kötegelt rögzítés:

Kötegelt rögzítés funkcióban csak azok a számlák jönnek létre, aminek minden adata azonosítható a NAV-tól letöltött online számla xml tartalmából. Ha egy számlára vonatkozóan bármely mező értéke nem határozható meg egyértelműen vagy már létezik azonos számlaszám és kiállító páros együtt a rögzített beszerzési számlák között, akkor a kötegelt rögzítés az adott számlát kihagyja, és a nem meghatározható adatokat, illetve az egyezőséget a NAV import lista Hiba oka mezőjében jelzi.

A táblázat oszlopai:

-Számlaszám

-Állapot

-Művelet

-Kiállító

-Számla kelte

-Teljesítés dátuma

-Nettó összeg

-ÁFA

-Pénznem 

-Eredeti számla száma

-Rögzítési hiba oka

Számlákhoz kapcsolódó funkciók:

-NAV xml letöltése

-Számla rögzítése

-Számla kezelése

NAV xml letöltése: A NAV-tól letöltött beszerzési számla részeletes adatait tartalmazó xml formátumú file tekinthető meg, a számla rögzítéskor ezek az adatok kerülnek előtöltésre a beszerzési számla rögzítő oldalon.

Számla rögzítése: ez a funkció a lekérdezve és a sikertelen rögzítés állapotú számlák esetén jelenik meg.

A lekérdezve állapotú számlák esetében a rögzítés funkció választására megnyílik a beszerzési számlák rögzítő felülete.

Sikertelen rögzítés állapotú számláknál,

-ha a sikertelen rögzítés oka javítható a számlán, akkor megnyílik a beszerzési számla rögzítése felület, figyelmeztető üzenet jelzi a problémát,

-ha a sikertelen rögzítés oka nem javítható a számlán, akkor a beszerzési számla rögzítése felület nem nyílik meg, figyelmeztető üzenet jelzi a problémát,

oegyes problémák megoldásaként a háttéradatokat kell bővíteni, pl.:az xml-ben szereplő mértékegység, ÁFAkulcs hiányzik a háttéradatokból. A háttéradatok bővítése után a NAV-tól letöltött számla rögzíthető.

oegyes problémák megoldásaként az előzmény számlát kell először rögzíteni. pl: helyesbítő számlához nincs helyesbített számla rögzítve, végszámlához nincs előleg számla rögzítve

oegyes problémák nem oldhatók fel:

▪azonos számlaszám és adószám párossal már létezik beszerzési számla a rendszerben

▪aggregált számla nem rögzíthető

Számla kezelés: ez a funkció a rögzítve és az automatikusan rögzítve állapotú számlák esetén jelenik meg. A funkció választására megnyílik a beszerzési számla kezelése felület.

A NAV-tól letöltött és rögzített számlák pénzügyi rendezésére és mellékletek feltöltésére van lehetőség utólag, a számla adatai nem módosíthatók.

Sztornó számla: a sztornó számlák is rögzíthetők egyedileg vagy kötegelten. A sztornó számlák, mint helyesbítő számlák kerülnek rögzítésre, ugyanazok a műveletek végezhetők velük, mint az eddigi beszerzési helyesbítő számlákkal. Amennyiben egy sztornó számla rögzítése sikertelen, a hiba okát a NAV Áttöltés oldalon lévő táblázat tartalmazza.